Een verhaal over koude koffie en innovatief ICT inkopen
Ellen en Bart zijn inmiddels in een flinke discussie verwikkelt. De koffie staat vergeten op tafel en ook het whiteboard wordt niet meer gebruikt. ‘Ik begrijp niet dat je het nut van een goede projectplanning niet inziet” zegt Bart, waarvan het spiertje bij zijn rechteroog aangeeft dat hij zijn irritatie nauwelijks kan bedwingen. Ellen zucht “Dat is niet wat ik bedoel Bart, dat probeer ik je de hele tijd uit te leggen. Ik denk juist dat we hetzelfde voor ogen hebben. Kom, we nemen een kleine pauze. Dan gaan we daarna verder, goed?”
Bart neemt als eerste weer het woord. “Wat ik verwarrend vind is dat jij me opdracht geeft om dit ICT project voor je te doen en vervolgens tegen me zegt dat je mijn planning te gedetailleerd vindt. Je bent heel duidelijk geweest in de deadline die je stelde en nu ontneem je me de stuurmiddelen om die te realiseren. ”
Ellen luistert aandachtig. Ze gaat even verzitten als ze haar antwoord formuleert. “Bart, ik wil heel graag dat jij dit project trekt. Een betere projectmanager kan ik me niet wensen. Het is juist die complexiteit die aandacht behoeft, maar niet op de traditionele manier.” Bart trekt zijn wenkbrauwen op. “Wat bedoel je daarmee?”
“Ben je het met me eens dat er meerdere onderwerpen zijn waarvan we nog niet weten of en op welke manier we die kunnen realiseren? Zoals bijvoorbeeld de real-time analyse van de data die we op het platform gaan samenbrengen?” Bart knikt met zijn hoofd. Ellen neemt de uitnodiging om verder te praten gretig aan.
“We weten dat we dat besluit gaan tackelen. We weten nog niet precies wanneer dat kan en welke informatie we daarvoor nodig hebben. Er zijn meerdere van die besluiten om nemen. De uitkomsten van die besluiten hebben ook nog eens invloed op elkaar. Natuurlijk is een planning nodig om de deadline te halen. In die planning moet je echter vrijheidsgraden inbouwen om onverwachte inzichten uit de markt te kunnen meenemen. We gaan met leveranciers aan de slag juist omdat we zelf de kennis niet hebben.”
Het is even stil. Het is aan Bart te zien dat hij zijn gedachten nog aan het ordenen is. “Ik begrijp wat je zegt Ellen. Als je het op die manier bekijkt dan snap ik dat je risico’s zit in een dichtgetimmerde planning. Ik zou ook niet willen dat we continue in stuurgroep discussies belanden om een detailplanning, terwijl het eigenlijk moet gaan over de innovaties die we kunnen toepassen om het project een succes te maken.”
“Ja precies!”antwoord Ellen, blij dat ze gemeenschappelijke grond hebben gevonden. “Je zou dan zelfs kunnen zeggen dat je stuurmiddelen creëert door de planning organisch te houden.”
“Ik zie een aantal overeenkomsten met de agile projectplanning die we gebruiken bij softwareontwikkeling” vervolgt Bart. “Dat principe zouden we ook hier kunnen toepassen. De vraag is dan wel hoe je een dergelijke werkwijze met een leveranciersselectie combineert.”
Ellen klapt haar laptop open en opent haar webbrowser. “Kijk, hier werd ik vorige week op geattendeerd door een inkoper. Je weet wel, die dame die als ICT inkoper is gestart op het project van Jaap. We hadden een interessant gesprek bij de koffieautomaat.”
Bart schuift zijn stoel dichter naar Ellen toe zodat hij kan meekijken op haar scherm. “Een zeven stappen model?” Hij klinkt wat kritisch vindt Ellen. “Ja, een model met een helder verhaal erachter. Zij heeft dit opgezet omdat ze vindt dat er verandering nodig is in de manier waarop de meeste bedrijven ICT inkopen. De gedachte is dat een markt die zo in beweging is en zoveel kansen biedt onvoldoende benut wordt door standaard een klassieke inkoopmethode toe te passen. Vooral in innovatieve trajecten zoals wij die nu gaan doen is dat niet voldoende.”
Bart staat op, hij kijkt naar zijn koud geworden koffie. “Nou, dan moeten we onze bak koffie deze week overdoen met die ICT inkoopdame erbij. Ik ben wel benieuwd naar haar verhaal.” Ellen knikt instemmend. “Fijn dat we er samen zijn uitgekomen Bart. Dit wordt een superproject, dat weet ik nu al.”
Ook meer weten over het zeven stappen model en wat dat voor jouw organisatie kan betekenen? Bel of mail voor meer informatie.
Sandra Hollander | 06 4700 6636 | info(at)profindit.com | LinkedIn
Ik help bedrijven waardevolle leveranciers vinden en contracteren. Dat doe ik door het organiseren van scherp inkopen. Ik ben gespecialiseerd in het werken in ICT omgevingen.
Marktconsultatie | Functionele specificatie | Leveranciersselectie | Contractonderhandeling | Evaluatie