Een manager wordt wakker met een idee

Menig bedrijf ploetert om een succesvol ICT inkooptraject te doorlopen. De focus in het contracteringsproces ligt vaak op details en er wordt voorbijgegaan aan de ware bedoeling van de inkoop.

Niet bij jou in het bedrijf? Dan kun je waarschijnlijk alleen maar een ‘happy ending’ bedenken bij het hiernavolgende verhaal.

Een tijdje geleden is een manager wakker geworden met een idee.

s’Morgens tussen slapen en waken werd het haar* in een flits helder welke verandering er nodig is om een belangrijk probleem op te lossen. In die flits viel alles samen: de presentatie over bedrijfsdoelstellingen in de heisessie van vorige maand, de daaropvolgende discussie in het MT, het probleem dat in toenemende mate voor irritaties zorgt in haar team en het beursbezoek met haar senior medewerker afgelopen donderdag. Voor de oplossing die ze voor ogen ziet gaat ook de inbreng van een ICT partij nodig zijn, dat is al wel duidelijk. Ze is vastbesloten, vandaag gaat ze haar idee uitwerken en volgende week wil ze het initiatief geaccordeerd hebben!

Stel dat deze manager – laten we haar Ellen noemen – CIO is bij een multinational, waar voor de uitvoering van het idee vele verschillende specialisten betrokken gaan worden. Of misschien is ze manager van de Service afdeling in een MKB bedrijf, waar inkopen iets is wat je ‘erbij’ doet. In beide gevallen gaat het idee van Ellen op reis en wordt het opgepakt, ingevuld en beoordeeld door collega’s en marktpartijen. Hoe loopt dat af? Is aan het einde van de reis, als de ICT partij is gecontracteerd en aan de slag is, het probleem van Ellen opgelost?

Het waarom is je maatstaf voor een succevolle inkoop

Het idee van Ellen is een reactie op een prangend probleem.

Of een reactie op een vurige behoefte tot verandering. Ellen staat elke dag met haar voeten in de klei en ervaart die reactie tot in haar botten. Op een meer intense manier dan de daaropvolgende collega’s en marktpartijen. Die hebben dus werk aan de winkel. Want het is de ervaring van Ellen die de kern is van haar idee en van de daaruit vloeiende behoefte om in de markt producten en diensten te werven. Die ervaring omvat het waarom van de ICT inkoop en het waarom wil je vanaf het prille begin glashelder hebben. Het waarom is je maatstaf voor een succevolle inkoop.

Dit is gelijk het meest precaire moment van een ICT inkooptraject.

Het moment van het scherp krijgen van het waarom. Iedereen heeft zin in actie, Ellen na het hele accordatie circus nog wel het meest, en dan kom jij met de vraag “Waarom wil je dit Ellen, wat is de kern?” Mmmm, wat doet dat met Ellen, wat doet dat met je carrière en wat doet dat met jou? Laat maar, we gaan aan de slag.

Het uiteindelijke contract gaat meer kosten dan het aan businesswaarde oplevert.

Weg is je maatstaf voor een succesvolle inkoop. Wat er nu gaat gebeuren is te vergelijken met schieten op een bewegend doel. Misschien schiet je raak, misschien ook niet. Je wordt beïnvloedbaar in het inkooptraject, zonder dat je het kaf van het koren kunt scheiden. Beïnvloed wordt je: door collega’s en door marktpartijen. Iedereen wil zijn mening, zijn ervaring en zijn oplossing met je delen.

Totdat het idee niet meer van Ellen is.

Het uiteindelijke contract gaat meer kosten dan het aan businesswaarde oplevert. Het probleem van Ellen verschuift, het wordt niet opgelost.

Dit is vooral een reëel scenario in de ICT markt, die zich kenmerkt als diffuus, niet-transparant en met een hoog gehalte aan buzzwords. Interessant allemaal die hippe woorden. Je kunt je er in het bedrijf mee onderscheiden als je niet verschiet bij termen als Xaas, IoT en COTS. Vraag je echter ook af hoe deze termen bijdragen aan de businesswaarde die je hoopt te verwerven met het ICT contract. Vertellen die termen je wat je precies krijgt?

Nog belangrijker: wordt het duidelijk wat je NIET krijgt?

In het verhaal van Ellen – er is ondertussen een projectteam gevormd – gaan de teamleden driftig aan de slag. Onder het mom van grip krijgen op het idee worden specificaties geschreven die tot op bit-niveau uitleggen wat de leverancier moet doen, maken of leveren. Technische specificaties, veiligheidsregels, bedrijfsrichtlijnen, het begint al een aardige stapel papier te worden. Jaap, hij heeft naast zijn baan een eigen IT-bureautje en weet er veel van af, wordt vaker bij specificatietrajecten ingezet en heeft nog een dossier van vorig jaar met een leuke specificatie. Er wordt lustig geknipt en geplakt. Het idee van Ellen krijgt al aardig (een andere) vorm.

In 2015 werd bijna 26 miljard Euro geïnvesteerd in ICT

Inmiddels is het waarom van Ellen getransformeerd.

En dan heeft het nog niet eens de markt bereikt. De businesswaarde van de beoogde inkoop is nu al drastisch afgenomen. Een doemscenario? Misschien. Het is ook een realistisch scenario. Het is al jaren geen geheim dat de meeste ICT projecten mislukken (de cijfers hierover verschillen zozeer dat hier geen exact percentage is te geven). Mijn stelling is dat dit voor een belangrijk deel te wijten is aan ICT contracten die niet passen bij wat nodig is voor een succesvol project. Ergens in het inkooptraject is het idee getransformeerd en dan kom je in de situatie dat je geld uitgeeft aan iets dat zijn doel voorbijschiet**. Als je bedenkt dat in 2015 bijna 26 miljard Euro*** werd geïnvesteerd in ICT (door de overheden en het bedrijfsleven samen) en dat met het aantrekken van de economie die investeringen alleen maar toenemen, is dit een serieus issue.

Je koopt ICT in omdat je het als bedrijf zelf niet wilt of niet kunt.

Waarom werd ik in de paragraaf over de specificatie op bit-niveau een tikkeltje sarcastisch? Omdat ik vind dat elke regel die je opschrijft in een specificatie de markt moet aanspreken op kansen. Je koopt ICT in omdat je het als bedrijf zelf niet wilt of niet kunt! Zodra je dat besluit neemt kies je dus voor marktwerking.

De traditionele wijze van ICT inkopen specificeren belemmert de marktwerking in plaats van deze te stimuleren.

Met een scherpe waarom van de inkoop, die de ervaring van Ellen tot in de kern weergeeft, in combinatie met alleen de hoogst noodzakelijke afbakeningen vanuit bedrijfsbeleid, is die vuistdikke specificatie helemaal niet nodig.

Elke (project)manager, procuratiehouder en inkoper zou zich, tenminste voordat een contract wordt getekend, moeten afvragen: is het waarom met dit contract getackeld? Is het idee van Ellen hiermee verwezenlijkt?

Herken jij deze situatie en wil je weten hoe je ‘het waarom’ scherp op papier krijgt? Neem contact op voor een gratis Scherp inkopen gesprek van 20 minuten (telefoon of skype).

Sandra Hollander | 06 4700 6636 | info(at)profindit.com | LinkedIn

Ik help bedrijven waardevolle leveranciers contracteren. Dat doe ik door het organiseren van scherp inkopen. Ik ben gespecialiseerd in het werken in ICT omgevingen.

Marktconsultatie | Functionele specificatie | Leveranciersselectie | Contractonderhandeling | Evaluatie

Voetnoten bij deze blog:

*Waar ‘zij’ wordt genoemd, kunt u uiteraard ook ‘hij’ lezen.

** Hier laat ik het onderwerp van ‘ goed opdrachtgeverschap’ buiten beschouwing.

***Bron: CBS, uitgave ‘ICT, kennis en economie 2017’

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *