Het schrijven van een ICT specificatie is voor veel bedrijven een lastige puzzel. De tijd die projectteams er mee kwijt zijn is forser dan vooraf gepland. Dan komt ook last-minute dat belangrijke dilemma boven drijven en is het onduidelijk wanneer je specificatie nu ècht af is. Herkenbaar? In dit blog concrete tips om een scherpe ICT specificatie te schrijven.
Waar let je op bij het schrijven van een ICT specificatie?
Een goede ICT specificatie begint met de bedoeling. Wat bedoelt ze daar nu mee? In mijn vorige blog lees je dat eerder een manager is wakker geworden met een idee. Daarom is er nu een ICT inkooptraject. De eerste stap om tot een scherpe ICT specificatie te komen is het vaststellen van het ‘waarom’ van de ICT inkoop: de bedoeling. Dit doe je om – naar goed voorbeeld van Stephen Covey – te beginnen met het einde voor ogen. De ultieme check van een afgeronde ICT specificatie is dat de bedoeling intact is. Je kunt dus stellen dat het waarom van de inkoop de maatstaf is voor een succesvolle specificatie.
De ultieme check van je ICT specificatie is dat de bedoeling intact is.
Onthoud in ieder geval dit: hoe moeilijk of makkelijk je het vond om een specificatie te schrijven, check ALTIJD als je klaar bent of de bedoeling intact is. Hoe doe je dat?
Voor mij werken de volgende checks om te beoordelen of de specificatie de juiste focus heeft:
1. Staat de bedoeling er duidelijk in?
Het risico bij het schrijven van een specificatie is dat je makkelijk verleid wordt de diepte in te gaan. Je verliest dan het overzicht en daarmee de bedoeling. Het meest voor de hand liggend is om de bedoeling van de ICT behoefte – waarvoor je in de markt een oplossing vraagt – letterlijk op te schrijven, direct na de inleiding in je specificatie document. Zo trigger je potentiële leveranciers om hun kwaliteiten te vergelijken met wat jouw bedrijf nodig heeft. Dit geeft de leverancier de kans een scherpe aanbieding op te leveren.
Vuistregel: heb je een duidelijke bedoeling gecommuniceerd en krijg je een wazige aanbieding? Dan is die ICT leverancier niet in staat om je te helpen en kun je de aanbieding terzijde leggen.
2. Is de bedoeling consistent doorgevoerd?
Persoonlijk heb ik een sterke voorkeur voor een korte en scherpe specificatie. Toch kunnen er redenen zijn dat er een lijvige ICT specificatie voor je ligt. Bijvoorbeeld omdat de ICT behoefte complex is. Of de dikke specificatie is een reactie op de onbekendheid met de ICT markt. Met name bij dikke specificaties is het van belang goed te checken of alle hoofdstukken de bedoeling ondersteunen.
Vuistregel: lees de tekst kritisch door – beter: vraag een buitenstaander dat te doen – en scan op tekst die de bedoeling tegenspreekt of afzwakt. Vind je dergelijke tekst? Dan schrap of herzie je die tekst.
Doe je dat niet, dan verlies de ICT specificatie aan kracht. De markt zal dan reageren door ‘met hagel te schieten’ in de hoop ergens in de aanbieding de bedoeling te raken. Je hebt toch niet al die moeite gedaan om er een kansspel van te maken?
3. Zijn de randvoorwaarden in lijn met de bedoeling?
In een ICT specificatiedocument is meestal een belangrijk deel gereserveerd voor randvoorwaarden waaraan de aanbieding moet voldoen. Bijvoorbeeld ‘verstopt’ in bijlagen. Daarin schuilt een groot gevaar. De bijlage is bijvoorbeeld een standaard document, verstrekt door de ICT afdeling, waarin ICT voorschriften zijn opgenomen. Vanuit het perspectief van de ICT beheerafdeling stuk voor stuk nuttige voorschriften. De hamvraag is: gaan deze voorschriften je helpen om de juiste leverancier te vinden? En welke van die ICT voorschriften heeft nu ècht meer prioriteit dan het doel van je ICT inkoop.
Vuistregel: voeg aangeleverde randvoorwaarden nooit klakkeloos toe aan de specificatie. Beoordeel ze stuk voor stuk op èchte toegevoegde waarde voor het doel dat je met de ICT inkoop voor ogen hebt.
Herken je deze risico’s en zou je meer willen leren over het voorkomen van veelgemaakte fouten bij het contracteren van ICT leveranciers? Ik organiseer actieve ICT inkooptrainingen voor projectleiders en inkopers die ICT (gaan) inkopen. Aankondigen via www.profindit.com en in de nieuwsbrief.
Dit is deel 1 van de blog over het schrijven van een scherpe ICT specificatie.
Sandra Hollander | 06 4700 6636 | info(at)profindit.com | LinkedIn
Ik help bedrijven waardevolle leveranciers vinden en contracteren. Dat doe ik door het organiseren van scherp inkopen. Ik ben gespecialiseerd in het werken in ICT omgevingen.
Marktconsultatie | Functionele specificatie | Leveranciersselectie | Contractonderhandeling | Evaluatie